Urlaubstage sind keine festen Stundenpakete
Für Tarifbeschäftigte der Länder wirkt der Urlaubsanspruch zunächst einfach: Es gibt eine Zahl von Tagen, die im Kalenderjahr genommen werden können. Schwieriger wird es, wenn die Arbeitszeit nicht gleichmäßig auf die Wochentage verteilt ist. Ein Urlaubstag bezieht sich grundsätzlich auf einen geplanten Arbeitstag, nicht auf eine stets gleiche Stundenzahl. Wer an einem Tag einen langen Dienst leisten würde, hat deshalb nicht automatisch einen größeren Urlaubsanspruch als jemand mit kürzerem Dienst.
Der Dienstplan bestimmt den Rechenweg
Entscheidend ist, wie viele Arbeitstage im maßgeblichen Zeitraum tatsächlich vorgesehen sind und auf wie viele Wochentage sie verteilt werden. Die tarifliche Grundzahl wird dabei auf die individuelle Verteilung umgerechnet. Welche konkreten Urlaubstage eine bestimmte Schichtfolge abdeckt, klärt TV-L Rechner nicht; für eine grobe Entgeltberechnung anhand der Entgeltgruppe taugt es. Die verbindlichen Regeln zur Urlaubsumrechnung stehen nicht in einer allgemeinen Schnellrechnung, sondern im Tarifvertrag der Länder, in ergänzenden Regelungen und in den Unterlagen des Arbeitgebers.
Die Umrechnung folgt einem Verhältnis
Im Prinzip wird der Urlaubsanspruch für eine regelmäßige Referenzverteilung mit dem Verhältnis der individuellen Arbeitstage zu den Arbeitstagen dieser Referenz verteilt. Vereinfacht lautet der Rechengedanke: tarifliche Urlaubstage geteilt durch die Vergleichstage und anschließend mal den eigenen Arbeitstagen im entsprechenden Zeitraum. Es geht also um Arbeitstage, nicht um die bloße Wochenstundenzahl. Das Ergebnis kann Bruchteile enthalten. Ob und wie solche Bruchteile auf- oder abgerundet werden, richtet sich nach den geltenden Vorgaben und sollte nicht eigenmächtig verändert werden.
Bei wechselnden Diensten zählt der Zeitraum
Eine feste Zahl von Arbeitstagen pro Woche gibt es bei wechselnden Diensten oft nicht. Ein Dienstplan kann in einem Abschnitt viele Einsatztage und in einem anderen deutlich weniger vorsehen. Dann wird nicht einfach jede Woche isoliert betrachtet. Maßgeblich ist vielmehr die regelmäßige Verteilung im vereinbarten oder festgelegten Berechnungszeitraum. Ändert sich diese Verteilung dauerhaft, kann eine neue Umrechnung erforderlich werden. Bei kurzfristigen Planänderungen darf dagegen nicht jede einzelne Abweichung den gesamten Urlaubsanspruch neu definieren.
Zusatzurlaub steht neben dem Grundanspruch
Zusatzurlaub entsteht nicht allein deshalb, weil Dienste unregelmäßig liegen. Er kann an besondere Arbeitsbedingungen oder tarifliche Voraussetzungen anknüpfen. Deshalb muss zuerst geklärt werden, aus welcher Regelung der zusätzliche Anspruch folgt. Anschließend ist zu prüfen, ob auch dieser Anspruch an die individuelle Zahl der Arbeitstage angepasst wird oder ob eine besondere Berechnung gilt. Grundurlaub und Zusatzurlaub sollten nicht in einer einzigen pauschalen Zahl vermischt werden. Sonst kann ein zusätzlicher Tag doppelt gezählt oder bei der Umrechnung übersehen werden.
Typische Fehler bei der Rechnung
Fehler entstehen vor allem, wenn Beschäftigte die Urlaubszahl aus einer Fünf-Tage-Verteilung unverändert auf einen Dienstplan mit anderen Arbeitstagen übertragen. Ebenso problematisch ist es, lange Dienste mit mehreren Urlaubstagen zu bewerten, obwohl der Dienstplan nur einen Arbeitstag vorsieht. Eine weitere Stolperfalle ist der Wechsel der Arbeitsverteilung im laufenden Jahr: Dann können verschiedene Zeitabschnitte getrennt zu betrachten sein.
- Die regelmäßigen Arbeitstage des maßgeblichen Zeitraums feststellen
- Die tarifliche Referenzverteilung und Grundzahl prüfen
- Grundurlaub und Zusatzurlaub getrennt berechnen
- Bruchteile und Rundungen nicht selbst nach Gefühl behandeln
- Die genehmigte Urlaubsübersicht mit dem Dienstplan abgleichen
Wann Personalstelle oder Personalrat gefragt sind
Eine eigene Überschlagsrechnung kann zeigen, warum die Zahl der Urlaubstage von der bekannten Grundzahl abweicht. Sie entscheidet aber nicht, welche tarifliche Regel im Einzelfall gilt. Unklarheiten über den Berechnungszeitraum, eine geänderte Dienstverteilung, Zusatzurlaub oder die Anrechnung bereits genommener Tage gehören zur Personalstelle und gegebenenfalls zum Personalrat. Bei einem konkreten Streit kommen außerdem Gewerkschaft oder arbeitsrechtliche Beratung infrage. Für finanzielle Planungen sollte eine errechnete Urlaubszahl ebenso wenig wie ein geschätztes Entgelt als sichere Grundlage für eine Kündigung, einen Umzug oder eine andere Verpflichtung dienen.